Politique de confidentialité
Conforme au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD — UE 2016/679) et à la loi Informatique et Libertés. Dernière mise à jour : 8 juillet 2026.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est MBAD (Alexis Degret), 47 rue Vivienne, 75002 Paris, joignable à l'adresse [email protected] (ci-après « Archimed »). Aucun délégué à la protection des données (DPO) n'a été désigné ; pour toute question relative à vos données, écrivez à [email protected].
2. Nos deux rôles vis-à-vis de vos données
Selon les données concernées, Archimed agit à deux titres distincts :
- Responsable de traitement pour les données des visiteurs du site (formulaire de demande d'essai gratuit).
- Sous-traitant (au sens de l'article 28 du RGPD) pour les documents que nos clients professionnels nous confient afin que nous les traitions en leur nom et selon leurs instructions. Dans ce cas, le client reste responsable de traitement ; un contrat de sous-traitance encadre la relation.
Le traitement des documents repose sur un système d'intelligence artificielle d'assistance : aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur le seul fondement d'un traitement automatisé sans vérification humaine ; les résultats sont fournis à titre d'assistance et doivent être vérifiés par l'utilisateur.
3. Données collectées
a) Via le formulaire « Demandez votre essai gratuit » — uniquement ce que vous nous transmettez :
- Votre nom
- Le nom de votre entreprise
- Le type de votre société
- Votre adresse e-mail
- Votre numéro de téléphone
- Votre numéro de SIRET
- Le message que vous rédigez (facultatif)
b) Dans le cadre du service (pour le compte de nos clients) — les documents et les informations qu'ils contiennent : factures reçues et émises, notes de frais, devis, identité et coordonnées des fournisseurs et clients, montants, identifiants de facturation (SIRET, TVA), ainsi que les identifiants techniques nécessaires à la connexion aux services configurés par le client (par exemple des mots de passe d'application). Archimed ne collecte pas les mots de passe personnels des utilisateurs.
c) Dans le cadre de l'assistant (inclus dans l'offre Pro) — les informations que vous fournissez pour le paramétrer et l'utiliser : vos préférences de gestion (délais de paiement, seuils, règles et priorités de relance, consignes de traitement), le contenu et l'historique de vos échanges avec l'assistant (questions posées et réponses générées) ainsi que les données issues de vos documents nécessaires pour produire ces réponses. Nous vous recommandons de ne pas saisir dans l'assistant d'informations étrangères au service, ni de données sensibles non nécessaires au suivi de vos documents.
Aucune donnée n'est collectée à votre insu, et le site n'utilise aucun cookie de suivi publicitaire.
4. Finalités & bases légales
- Demande d'essai gratuit : répondre à votre demande et vous recontacter — base légale : l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6.1.b du RGPD), votre demande d'essai gratuit constituant une étape préalable à une éventuelle souscription.
- Service de gestion automatisée : exécuter le contrat conclu avec le client (capture, analyse, classement et restitution des documents) — base légale : l'exécution du contrat.
- Assistant : fournir une aide au suivi documentaire et administratif (répondre à vos questions sur les données disponibles dans Archimed, identifier certaines factures à suivre ou à relancer, signaler des points de vigilance selon vos réglages) — base légale : l'exécution du contrat (option souscrite). Les réponses de l'assistant sont générées automatiquement et peuvent nécessiter une vérification ; il fournit une aide à la décision, la validation finale vous revient.
5. Destinataires & sous-traitants ultérieurs
Vos données ne sont ni vendues, ni louées. Elles sont accessibles à l'équipe d'Archimed (accès restreint) et aux prestataires techniques strictement nécessaires au service :
| Prestataire | Rôle | Localisation |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hébergement du service et des données | Allemagne (UE) |
| Anthropic PBC | Analyse des factures et fonctionnement de l'assistant conversationnel (IA « Claude ») | États-Unis |
Les sauvegardes sont conservées au sein de l'Union européenne (chez l'hébergeur), sans recours à un prestataire hors UE.
Précisions sur Anthropic (sous-traitant ultérieur) : données concernées — extraits des documents et informations nécessaires à l'analyse, questions posées à l'assistant et éléments nécessaires à la génération des réponses ; localisation — traitement possible aux États-Unis ; garanties — contrat de traitement des données (DPA) et clauses contractuelles types, absence d'utilisation des données pour l'entraînement des modèles, conservation limitée à 30 jours puis suppression.
Archimed informe le client de tout changement de sous-traitant ultérieur et lui permet de s'y opposer.
6. Transferts hors de l'Union européenne
L'analyse des factures et le fonctionnement de l'assistant sont réalisés par Anthropic PBC, située aux États-Unis : à ce titre, les données figurant sur les pièces transmises, ainsi que le contenu des questions posées à l'assistant, sont traitées en dehors de l'Union européenne. Ce transfert repose sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne (modules 2 et 3, droit irlandais), telles qu'intégrées au contrat de traitement des données (DPA) conclu avec Anthropic. Vous êtes informé qu'une partie du traitement est réalisée aux États-Unis par ce sous-traitant. Une copie des garanties encadrant ce transfert est accessible via le lien ci-dessus ou sur demande à [email protected]. Les données transmises à l'IA sont conservées au maximum 30 jours par Anthropic à des seules fins de sécurité, puis supprimées, et ne sont pas utilisées pour entraîner ses modèles.
7. Durée de conservation
Les demandes d'essai gratuit sont conservées au maximum 3 mois après le dernier contact. Les documents traités sont conservés sur le serveur d'Archimed pendant 24 mois, puis supprimés. L'historique de vos échanges avec l'assistant (questions posées et réponses générées) est conservé 60 jours (période glissante), puis supprimé automatiquement. Les paramètres de l'assistant et vos préférences de gestion sont conservés tant que votre compte est actif, puis supprimés dans un délai de 30 jours après la résiliation. En fin de contrat, les documents sont restitués puis supprimés dans un délai de 30 jours (sous réserve des sauvegardes résiduelles purgées par rotation). Archimed n'est pas un service d'archivage à valeur légale : la conservation longue de vos documents (jusqu'à 10 ans) reste de la responsabilité du client, qui peut exporter et récupérer ses données à tout moment. Les sauvegardes sont purgées par rotation automatique.
8. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées :
- hébergement au sein de l'Union européenne (Allemagne) ;
- connexions chiffrées (HTTPS/TLS) entre vous et le service ;
- chiffrement au repos des identifiants techniques de connexion (par exemple mots de passe d'application), jetons d'accès et clés techniques ;
- suppression immédiate des identifiants enregistrés en cas de suppression de la connexion concernée ;
- accès protégé par mot de passe, cloisonnement strict des données entre clients, et journalisation des accès partagés ;
- pare-feu, protection contre les attaques par force brute et sauvegardes régulières.
9. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Vous pouvez les exercer à tout moment en écrivant à [email protected].
Si vos données sont traitées par Archimed en tant que sous-traitant pour le compte de votre employeur, de votre entreprise ou de l'un de nos clients, votre demande peut être réorientée vers ce responsable de traitement.
Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
10. Cookies
Le site ne dépose aucun cookie de mesure d'audience ni de publicité. Seul un cookie strictement nécessaire au fonctionnement de l'espace sécurisé (maintien de votre session après connexion) est utilisé ; il ne nécessite pas de consentement préalable.
11. Modifications
La présente politique peut être mise à jour pour refléter une évolution du service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en haut de cette page.
12. Contact
Pour toute question relative à vos données personnelles : [email protected] ou par téléphone au +33 6 68 35 74 63.