Conditions Générales de Vente et d'Utilisation

Partie I — Conditions Générales de Vente et d'Utilisation

Article 1 — Définitions

« Service » / « Archimed » : la solution logicielle d'automatisation documentaire éditée par l'éditeur.

« Agent » : le logiciel installé sur le poste du Client (capture, surveillance de dossiers/e-mails).

« Capture d'impression » : fonction par laquelle l'Agent capte les documents envoyés à l'impression.

« Compte rendu » : le document de synthèse PDF produit par le Service.

« Plateforme agréée » : plateforme immatriculée par l'administration pour la transmission des factures électroniques (ex-PDP) — Archimed n'en est pas une.

« Sous-traitant ultérieur » : prestataire auquel Archimed recourt pour fournir le Service (voir Annexe DPA).

Article 2 — Objet et description du service

Archimed capte les factures du Client (à l'impression, par e-mail ou par dépôt dans un dossier), les lit par intelligence artificielle (fournisseur, montants HT/TVA/TTC, échéances), les trie et les classe (reçues / émises), permet l'édition ou la préparation de factures et devis à partir des informations saisies par le Client, produit un compte rendu PDF de synthèse, et permet leur export.

Ce qu'Archimed NE fait PAS : aucune tenue de comptabilité, aucune écriture comptable, aucune affectation comptable, aucune déclaration fiscale ou sociale. L'expertise et la responsabilité comptables demeurent celles du Client et de son expert-comptable.

Archimed constitue exclusivement un outil logiciel de traitement documentaire. Le Service n'effectue aucune prestation d'expertise comptable au sens de l'ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945. En particulier, Archimed : (i) ne tient, ne vérifie, n'apprécie ni ne redresse aucune comptabilité ; (ii) ne procède à aucune écriture ni à aucun choix d'imputation comptable ; (iii) ne réalise aucune validation ni déclaration fiscale, sociale ou réglementaire ; (iv) ne se substitue pas à un expert-comptable, à un commissaire aux comptes ou à un conseil. Le recours à un professionnel du chiffre relève de la seule responsabilité du Client.

Article 3 — Utilisation de l'intelligence artificielle

Le Service recourt à des technologies d'intelligence artificielle pour faciliter l'analyse, l'extraction et l'organisation des documents transmis par le Client. Ces technologies constituent une aide à l'organisation documentaire, non un service de production de données certifiées. Les résultats générés automatiquement (lecture, classement, extraction, synthèse) peuvent comporter des erreurs, omissions ou approximations. Le Client demeure responsable de la vérification, de la validation et de l'utilisation des informations restituées. Archimed ne garantit pas l'exactitude, l'exhaustivité ni l'absence d'erreur des résultats générés par l'intelligence artificielle. Clause à reprendre à l'identique dans l'interface et la documentation :

« Les résultats générés par l'intelligence artificielle sont fournis à titre d'assistance et doivent systématiquement être vérifiés par l'utilisateur. »

À titre de transparence, le Client est informé que les contenus concernés sont analysés et restitués par un système d'intelligence artificielle.

Ces modèles sont de nature probabiliste : Archimed est tenu d'une obligation de moyens et non de résultat. En conséquence, le Client s'interdit de prendre, sur le seul fondement de résultats générés automatiquement et sans contrôle humain préalable, toute décision comptable, fiscale, financière ou réglementaire.

Limites de l'assistant IA. L'assistant IA fournit des réponses, synthèses, signalements ou indicateurs à partir des documents, données et réglages disponibles dans Archimed. Ces éléments sont générés automatiquement et peuvent être incomplets, inexacts ou nécessiter une vérification, notamment lorsque les documents transmis sont incomplets, illisibles, ambigus, mal qualifiés ou non actualisés. L'assistant IA ne prend aucune décision à la place du Client et ne déclenche aucune action externe sans validation du Client. Le Client conserve la responsabilité de la vérification, de la validation finale et de l'utilisation des informations produites, notamment avant toute décision administrative, commerciale, financière, fiscale, comptable, sociale ou réglementaire. Archimed ne fournit pas de prestation comptable, fiscale, sociale, juridique ou réglementaire et ne remplace ni le Client, ni son expert-comptable, ni aucun professionnel réglementé.

Article 4 — Licence et droit d'usage

Archimed concède au Client un droit d'usage personnel, non exclusif, non cessible et non transférable du Service, pour ses besoins professionnels propres et pour la durée du contrat. Sont notamment interdits : la revente, la mise à disposition de tiers, et la rétro-ingénierie du Service.

Article 5 — Capture d'impression (encadrement particulier)

Lorsque le Client active la capture à l'impression, l'Agent capte les documents envoyés à l'impression afin d'en extraire les factures.

Le Client peut, à tout moment, désactiver puis réactiver la capture à l'impression depuis la fenêtre de l'Agent, sans que cela n'affecte les autres modes d'alimentation (dossier surveillé, e-mail, photo).

Les documents capturés sont transmis au serveur d'Archimed pour analyse automatisée ; seules les factures y sont conservées, les autres documents étant immédiatement supprimés après analyse, sans stockage durable.

Suppression immédiate des documents non pertinents, sans stockage intermédiaire durable.

Le Client est informé que la capture lit l'ensemble de ce qui est imprimé sur l'imprimante surveillée ; il lui appartient d'en informer ses utilisateurs et d'éviter d'imprimer par cette voie des documents sans rapport (notamment sensibles).

Détails des traitements et de la conservation : voir Annexe (DPA).

Le Client demeure seul responsable de la licéité du recours à la capture d'impression au sein de son organisation. Il lui appartient notamment : (i) d'informer préalablement ses salariés et utilisateurs de la mise en place et des finalités du dispositif ; (ii) de procéder, le cas échéant, à l'information et à la consultation du comité social et économique (CSE) lorsqu'elles sont requises ; (iii) de déterminer si une analyse d'impact (AIPD) est nécessaire ; (iv) de veiller au respect des principes de minimisation et de proportionnalité. Archimed fournit l'outil ; la décision et la responsabilité de son déploiement incombent au Client, responsable de traitement.

Article 6 — Souscription et acceptation

La souscription emporte acceptation, par case à cocher horodatée préalable au paiement, des présentes CGV, de l'Annexe DPA, du récapitulatif de commande (daté et versionné) et de la politique de confidentialité, dont le Client a pu prendre connaissance et dont une copie lui est adressée par e-mail. Archimed conserve la preuve de l'acceptation (horodatage et versions acceptées). En cas de contradiction entre ces documents : le récapitulatif de commande prévaut pour le prix et les volumes ; l'Annexe DPA et la politique de confidentialité prévalent pour la protection des données ; les présentes CGV régissent le reste.

Acceptation unique (essai puis abonnement). L'acceptation donnée par le Client lors de son inscription (case à cocher horodatée et versionnée) vaut pour la période d'essai gratuit et pour l'abonnement payant qui lui fait suite ; aucune nouvelle acceptation des présentes CGV n'est requise au passage à l'abonnement payant. Préalablement au premier paiement, le Client se voit néanmoins présenter un récapitulatif de sa commande (offre, prix, options, reconduction mensuelle) qu'il valide pour confirmer sa souscription ; cette validation ne constitue pas une nouvelle acceptation des CGV, mais la confirmation des éléments commerciaux de la commande. La version des CGV applicable est celle en vigueur et communiquée au Client au jour de la commande.

Convention de preuve : les journaux, enregistrements et données conservés par Archimed dans ses systèmes d'information font foi entre les parties, sauf preuve contraire, des opérations, connexions et communications effectuées dans le cadre du Service.

Article 7 — Durée, renouvellement et résiliation

Le contrat prend effet à la souscription. Il est SANS engagement de durée : reconduit tacitement par périodes mensuelles, résiliable à tout moment par le Client, sans pénalité, avec effet à la fin de la période en cours. Archimed peut résilier en cas de manquement grave non corrigé sous 15 jours après mise en demeure.

Article 8 — Essai gratuit

Période d'essai gratuit préalable de 15 jours, selon les conditions affichées à la souscription.

Article 9 — Prix, volumes inclus et dépassement (paliers)

Prix en euros (TVA non applicable, art. 293 B du CGI). Les prix, les volumes mensuels inclus et les conditions de dépassement applicables sont ceux de l'offre choisie par le Client à la commande (Essentiel, Pro…), détaillés dans le récapitulatif de commande, qui fait partie intégrante du présent contrat.

Les volumes inclus s'entendent par mois. Pour traiter un volume supérieur un mois donné, le Client peut activer lui-même une ou plusieurs tranches supplémentaires, valables pour ce mois-là ; aucune tranche n'est facturée sans cette activation. L'abonnement revient à l'offre de base le mois suivant, sauf nouvelle activation par le Client.

Transmission réglementaire des e-factures (assurée par une plateforme agréée tierce partenaire) : chaque offre et chaque palier incluent un volume d'e-factures (selon l'offre choisie). Au-delà du volume inclus, la transmission supplémentaire est facturée sur devis. Cette transmission est un service distinct du simple tri/classement.

Option « capture à l'impression » (offre Essentiel) : + 10 € / mois. Une fois activée, cette option est reconduite automatiquement chaque mois, jusqu'à ce que le Client la désactive.

Assistant IA (offre Pro uniquement) : l'offre Pro inclut un volume de questions à l'assistant, renouvelé chaque semaine (période glissante de 7 jours à compter de l'activation). Les questions non utilisées ne sont pas reportées d'une semaine sur l'autre. Un ou plusieurs paliers de questions supplémentaires peuvent être souscrits. Les volumes et tarifs correspondants figurent dans le récapitulatif de commande. L'assistant IA n'est pas disponible dans l'offre Essentiel.

L'abonnement et les options mensuelles activées (telle la capture à l'impression) se reconduisent automatiquement chaque mois. En revanche, les extensions ponctuelles de volume — tranches supplémentaires de documents ou paliers de questions de l'assistant — ne se renouvellent pas d'elles-mêmes : elles résultent d'une activation du Client au cas par cas, dont le prix lui est présenté avant confirmation.

Article 10 — Paiement, suspension, révision tarifaire

Paiement par carte bancaire ou prélèvement aux échéances convenues.

En cas de défaut de paiement non régularisé sous 15 jours après mise en demeure, Archimed peut suspendre le Service jusqu'à régularisation, sans que cette suspension ne vaille résiliation.

Révision tarifaire : notifiée avec un préavis de 30 jours ; le Client peut résilier sans frais s'il la refuse.

Suspension pour raison de sécurité : Archimed peut suspendre temporairement, en tout ou partie et sans préavis, l'accès au Service en cas de menace de sécurité avérée ou imminente, de tentative d'intrusion, d'attaque informatique, d'usage anormal, ou lorsque la mesure est nécessaire pour préserver l'intégrité, la disponibilité ou la confidentialité des données ou du Service. Archimed s'efforce d'informer le Client dans les meilleurs délais et de limiter la suspension au strict nécessaire. Cette suspension ne vaut pas résiliation et n'ouvre droit à aucune indemnité.

Article 11 — Disponibilité, maintenance et support

Archimed met en œuvre des efforts raisonnables pour assurer la disponibilité du Service et fournit un support par e-mail ([email protected]). Des interruptions pour maintenance peuvent survenir, planifiées autant que possible. Archimed vise une disponibilité indicative de 99 % hors maintenance planifiée et hors interruptions exclues (force majeure, suspensions prévues à l'Article 10, défaillances de réseaux ou de prestataires tiers), et s'efforce d'apporter une première réponse au support sous un (1) jour ouvré ; ces objectifs s'entendent comme une obligation de moyens.

Article 12 — Obligations d'Archimed

• Fournir le Service avec diligence professionnelle et des mesures de sécurité appropriées (article 32 du RGPD).
• Notifier le Client de tout incident de sécurité affectant ses données (voir Annexe DPA).

Article 13 — Obligations du Client

• Transmettre les pièces nécessaires et utiliser le Service de manière licite.
• Vérifier systématiquement les documents et comptes rendus produits (Article 3).
• Informer ses utilisateurs du fonctionnement de la capture (Article 5).
• Assurer lui-même la conservation à valeur légale de ses documents (jusqu'à 10 ans) : Archimed n'est pas un service d'archivage légal.
• Préserver la confidentialité de ses identifiants de connexion et de ceux de ses utilisateurs, et gérer les habilitations et droits d'accès de ses utilisateurs.
• Assurer la sécurité de ses propres postes, réseaux et équipements, et un usage du Service conforme au contrat, à la documentation et à la réglementation.
• Informer Archimed sans délai de toute utilisation non autorisée ou compromission suspectée de ses accès.

Article 14 — Données personnelles

Le traitement des données personnelles est régi par l'Annexe (DPA) et la politique de confidentialité, qui font partie intégrante du contrat.

Article 15 — Propriété et réversibilité des données

Le Client reste propriétaire de ses données. Il peut les exporter et les récupérer à tout moment (formats CSV, PDF et, pour les factures, Factur-X). En fin de contrat, les données restent exportables par le Client pendant trente (30) jours, puis sont supprimées sans frais (Annexe DPA) ; Archimed prête une assistance raisonnable à cet export.

Article 16 — Propriété intellectuelle

Le logiciel Archimed, sa marque et ses composants restent la propriété exclusive de l'éditeur ; le Client bénéficie du seul droit d'usage de l'Article 4.

Article 17 — Garanties et responsabilité

Le Service est fourni avec diligence professionnelle. Compte tenu de la nature de l'IA, Archimed ne garantit pas l'absence totale d'erreurs : les résultats doivent être vérifiés par le Client (Article 3). Archimed n'assume aucune responsabilité comptable, fiscale ou déclarative.

Archimed ne saurait notamment être responsable : des données ou documents inexacts fournis par le Client ; des erreurs résultant d'une vérification ou d'une validation insuffisante des résultats générés par l'intelligence artificielle ; d'une indisponibilité imputable aux réseaux de télécommunication ou à des prestataires tiers ; des décisions prises par le Client sur la base des informations restituées par le Service. Les résultats sont fournis « en l'état », sans garantie d'adéquation à un usage comptable, fiscal, juridique ou réglementaire particulier.

La responsabilité totale et cumulée d'Archimed, au titre du contrat et toutes causes confondues, est limitée au montant total des sommes effectivement versées par le Client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. Sont exclus les dommages indirects ou immatériels (perte d'exploitation, de chiffre d'affaires, de bénéfice, de clientèle, atteinte à l'image, redressement). Toutefois, la perte de données imputable à Archimed n'est pas exclue et demeure couverte dans la limite du plafond ci-dessus. À peine de forclusion, toute réclamation doit être notifiée par écrit dans les douze (12) mois du fait générateur. Ces limitations ne s'appliquent ni en cas de dommage corporel, de faute lourde ou de dol, ni lorsqu'elles priveraient l'obligation essentielle de sa substance (jurisprudence Chronopost / Faurecia ; articles 1170 et 1171 du Code civil).

Article 18 — E-facturation

Archimed permet la production de documents compatibles avec le format Factur-X (norme EN 16931), exploitables dans un processus de facturation électronique. Archimed n'est PAS une plateforme agréée (ex-PDP) et n'assure pas la transmission réglementaire des factures : celle-ci est effectuée par une plateforme agréée tierce (partenaire d'Archimed). Le Client demeure responsable du recours à une plateforme agréée pour ses obligations légales.

Article 19 — Confidentialité

19.1 Informations confidentielles. Toute information communiquée par une partie à l'autre dans le cadre du contrat, identifiée comme confidentielle ou raisonnablement présumée telle (notamment données techniques, commerciales, tarifaires, documents et données traités).

19.2 Obligations. Chaque partie préserve la confidentialité de ces informations, ne les divulgue à aucun tiers sans accord écrit préalable, et ne les utilise que pour l'exécution du contrat, avec au moins le même soin que pour ses propres informations confidentielles.

19.3 Exceptions. Ne sont pas confidentielles les informations qui (i) sont ou tombent dans le domaine public sans faute de la partie réceptrice, (ii) étaient légitimement connues avant leur communication, (iii) sont reçues licitement d'un tiers non tenu au secret, (iv) sont développées de manière indépendante, ou (v) doivent être divulguées en vertu d'une obligation légale ou d'une décision d'autorité, la partie concernée en informant l'autre dans la mesure permise.

19.4 Survie. L'obligation de confidentialité survit à la fin du contrat pendant cinq (5) ans, et sans limitation de durée pour les données à caractère personnel et les secrets d'affaires.

19.5 Non-sollicitation. Pendant la durée du contrat et pendant douze (12) mois après son terme, chaque partie s'interdit de solliciter en vue de l'embaucher, directement ou indirectement, le personnel de l'autre partie ayant participé à l'exécution du contrat, sauf accord écrit préalable ou réponse spontanée à une offre d'emploi rendue publique.

Article 20 — Modification des CGV

Archimed peut faire évoluer les présentes CGV. Toute modification substantielle est notifiée avec un préavis de 30 jours ; le Client qui la refuse peut résilier sans frais avant son entrée en vigueur.

Article 21 — Cession

Le Client ne peut céder le contrat sans l'accord préalable d'Archimed. Archimed peut céder le contrat dans le cadre d'une transmission de son activité, en préservant les droits du Client.

Article 22 — Force majeure

Aucune partie n'est responsable d'un manquement dû à un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil.

Article 23 — Notifications

Sauf disposition contraire, les notifications entre les parties se font par e-mail aux adresses communiquées lors de la souscription.

Article 24 — Droit applicable et règlement des litiges

Le contrat est soumis au droit français. Les parties rechercheront une solution amiable avant tout contentieux. La médiation de la consommation ne s'applique pas (clients professionnels). À défaut d'accord, compétence des tribunaux du ressort du siège de l'éditeur (Paris), sauf disposition impérative contraire.

Partie II — Annexe : Accord de traitement des données (DPA, article 28 RGPD)

1. Parties et rôles

Le Client agit en qualité de responsable de traitement ; Archimed agit en qualité de sous-traitant, sur instruction documentée du Client. Les présentes conditions et l'utilisation du Service par le Client constituent les instructions documentées du Client au sens de l'article 28 du RGPD. Archimed ne traite les données que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors Union européenne, sauf obligation légale ; en ce cas, il en informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale.

2. Objet, nature, finalités et durée

Traitement des factures et documents du Client en vue de leur capture, lecture par IA, tri, classement, génération et compte rendu. Durée : celle du contrat d'abonnement.

3. Catégories de données et de personnes

Données figurant sur les factures : identités et coordonnées de fournisseurs et clients, montants, TVA, SIRET, identifiants, échéances ; données du formulaire de demande d'essai. Personnes : contacts professionnels du Client, ses fournisseurs et clients. Les données du formulaire de demande d'essai sont conservées au maximum trois (3) mois après le dernier contact.

4. Obligations du sous-traitant

• Traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client.
• Garantir la confidentialité (personnes autorisées soumises à une obligation légale ou contractuelle de confidentialité).
• Mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32), notamment : chiffrement des données en transit (TLS) et chiffrement au repos des identifiants sensibles, contrôle des accès et gestion des habilitations, cloisonnement strict des données entre clients, journalisation et traçabilité des accès, sauvegardes régulières et procédure de restauration, suppression sécurisée, et réévaluation périodique de ces mesures.
• Assister le Client (exercice des droits, sécurité, notifications, analyses d'impact).
• Notifier au Client toute violation de données à caractère personnel, sans retard injustifié après en avoir pris connaissance, en précisant au minimum les informations prévues à l'article 33.3 du RGPD (nature de la violation, catégories et nombre approximatif de personnes et d'enregistrements concernés, conséquences probables et mesures prises), par e-mail à l'adresse de contact du Client.
• Tenir un registre des traitements effectués pour le compte du Client.
• Informer immédiatement le Client si, selon Archimed, une instruction constitue une violation du RGPD ou d'une autre disposition du droit de l'Union ou d'un État membre relative à la protection des données.

5. Sous-traitants ultérieurs

Le Client autorise les sous-traitants ultérieurs suivants. Archimed conclut avec chaque sous-traitant ultérieur un contrat lui imposant des obligations de protection des données équivalentes à celles du présent accord, et demeure pleinement responsable envers le Client de leur exécution. Archimed informe le Client de tout changement de sous-traitant ; le Client peut s'y opposer dans un délai de trente (30) jours et, à défaut de résolution, résilier le contrat sans frais. Sous-traitants autorisés :

Sous-traitant	Rôle / localisation	Encadrement
Hetzner Online GmbH	Hébergement — Allemagne (UE)	Hébergement dans l'Union européenne ; aucun transfert hors UE pour l'hébergement.
Anthropic PBC	Traitement par IA (lecture des factures) — États-Unis	Offre commerciale / API : pas d'utilisation des données pour l'entraînement ; rétention par défaut de 30 jours puis suppression ; option « Zero Data Retention » sur demande et soumise à approbation. Le transfert repose sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne (modules 2 et 3, droit irlandais), telles qu'intégrées au contrat de traitement des données (DPA) conclu avec Anthropic, complétées par des mesures supplémentaires appropriées.

6. Transferts hors UE

L'hébergement (Hetzner) est réalisé dans l'UE. Le traitement par IA (Anthropic) implique un transfert vers les États-Unis, reposant sur les clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne (modules 2 et 3, droit irlandais), telles qu'intégrées au DPA conclu avec Anthropic, complétées par des mesures supplémentaires appropriées (chiffrement des données en transit et au repos, non-utilisation des données pour l'entraînement, rétention limitée à trente (30) jours puis suppression, option « Zero Data Retention » sur demande, minimisation), Archimed tenant à disposition du Client une analyse d'impact des transferts (TIA). Le Client reconnaît avoir été informé qu'une partie du traitement est réalisée aux États-Unis par un sous-traitant ultérieur identifié dans le présent accord. Parcours des données : (1) capture sur le poste du Client ; (2) hébergement sur le serveur d'Archimed chez Hetzner (Union européenne) ; (3) lecture par l'IA (Anthropic, États-Unis : pas d'entraînement, rétention 30 jours puis suppression) ; (4) le cas échéant, transmission réglementaire de l'e-facture via une plateforme agréée tierce. Aucune donnée n'est transmise à d'autres destinataires que ces prestataires.

7. Traitement particulier : capture d'impression

La capture à l'impression respecte le principe de minimisation : tri automatisé, conservation des seules factures, suppression immédiate des documents non pertinents, sans stockage intermédiaire durable. Le Client informe les personnes concernées. Le Client peut à tout moment désactiver la capture à l'impression depuis l'agent (puis la réactiver), ce qui lui permet de maîtriser directement le recours à cette fonction. Le Client demeure responsable de déterminer, le cas échéant, si une analyse d'impact relative à la protection des données (AIPD) doit être réalisée au regard de ses traitements et de son contexte d'utilisation.

8. Conservation et sort des données en fin de contrat

En cours de contrat, chaque pièce est conservée sur le serveur d'Archimed pendant une durée glissante de 24 mois maximum à compter de son traitement, puis supprimée ; les sauvegardes techniques sont conservées en rotation, indépendamment de cette durée de vie utile.

En fin de contrat, les données sont restituées puis supprimées dans un délai de 30 jours, les sauvegardes résiduelles étant intégralement purgées dans un délai maximal de trois (3) mois après la fin du contrat, et sauf obligation légale contraire (article 28). Les durées de conservation propres à l'assistant IA (historique des échanges, paramètres et préférences) sont précisées dans la Politique de confidentialité.

La conservation à valeur légale (jusqu'à 10 ans) reste la responsabilité du Client.

Les durées appliquées par les sous-traitants ultérieurs sont celles de leur documentation contractuelle en vigueur (annexe technique actualisable).

9. Droits des personnes et audit

Archimed assiste le Client pour les demandes d'exercice des droits.

Archimed met à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations, et permet et contribue aux audits, y compris des inspections, réalisés par le Client ou un tiers mandaté qu'il habilite ; seules les modalités pratiques (préavis raisonnable, fréquence, confidentialité) sont convenues entre les parties.