Guide d'installation Archimed

Archimed se compose de deux éléments complémentaires :

• L'agent (sur votre ordinateur) : il capte vos factures — impressions, dossiers surveillés — et les envoie à Archimed.
• Votre espace Archimed (application web) : pour consulter vos rapports et vos factures et gérer votre compte. Il s'installe comme une application, sur mobile et sur ordinateur.

1. L'agent sur votre ordinateur

1. Téléchargez l'agent correspondant à votre système : Mac (fichier .zip) ou Windows (ArchimedAgent_Setup.exe).
2. Ouvrez le fichier téléchargé et lancez l'installation par un double-clic. Sur Mac, votre mot de passe de session peut être demandé.
3. À la première ouverture, renseignez votre jeton (connectez-vous à votre espace, cliquez sur l'icône 🤖 Mon agent, et copiez le jeton affiché), puis, si besoin, le ou les dossiers à surveiller.
4. C'est prêt : Archimed démarre automatiquement avec votre ordinateur et travaille en arrière-plan, sans vous déranger.

Bon à savoir :

• Capture à l'impression : imprimez vos factures comme d'habitude — elles remontent toutes seules vers Archimed. Vous pouvez la désactiver ou réactiver à tout moment depuis la fenêtre de l'agent (voir la section dédiée ci-dessous).
• Tout retirer proprement : l'agent IA installé sur votre ordinateur intègre un bouton « Désinstaller complètement » (il remet votre ordinateur exactement comme avant).
• Offre Essentiel : installation en autonomie (double-clic). En cas de problème, contactez [email protected]. Offre Pro : aide à l'installation possible par téléphone ou visio sous 48 h.

Capture d'impression — à lire avant de l'activer

Comment ça marche. Quand la capture est activée, l'agent lit tout ce qui est imprimé sur l'imprimante surveillée pour en extraire les factures. Les documents non pertinents sont supprimés immédiatement, sans stockage durable — Archimed ne conserve que vos factures.

Vous gardez la main à tout moment. La capture peut être désactivée puis réactivée en un clic depuis la fenêtre de l'agent, sans rien changer au reste (vos factures continuent d'arriver par dossier surveillé, e-mail et photo). Vous choisissez aussi quelles imprimantes sont surveillées.

Vos obligations d'employeur (important). Vous restez responsable de l'usage de la capture dans votre organisation. Avant de l'activer, il vous appartient : d'informer vos salariés et utilisateurs de sa mise en place et de sa finalité ; de consulter le comité social et économique (CSE) lorsque c'est requis ; d'évaluer si une analyse d'impact (AIPD) est nécessaire ; d'éviter d'imprimer par cette voie des documents sans rapport (notamment sensibles).

Usage interdit. La capture d'impression ne doit pas servir d'outil de surveillance individuelle ou permanente des salariés.

Détails complets : Article 5 de nos Conditions générales.

2. Connecter votre boîte e-mail

Pour qu'Archimed récupère vos factures reçues par e-mail, vous connectez la boîte à surveiller :

Vous fournissez un mot de passe d'application : un code spécial, compatible avec la double authentification (2FA), qui autorise la lecture de cette boîte sans jamais donner votre vrai mot de passe. Utilisez de préférence une boîte réservée à vos factures.

Sur Gmail :

1. Activez la validation en deux étapes sur votre compte Google (Compte Google → Sécurité), si ce n'est pas déjà fait.
2. Dans Sécurité — ou en tapant « mot de passe d'application » dans la barre de recherche de votre compte Google — ouvrez « Mots de passe des applications » (cette option n'apparaît qu'une fois la validation en deux étapes activée).
3. Créez un mot de passe (nommez-le « Archimed ») : Google affiche un code à 16 caractères.
   ⚠️ Important : ce code à 16 caractères n'apparaît qu'une seule fois — copiez-le (ou notez-le) immédiatement. Si vous le perdez, supprimez ce mot de passe d'application et générez-en un nouveau.
4. Copiez ce code et collez-le dans votre espace Archimed (cliquez sur l'icône 📬 en haut de votre espace, puis « Connecter ma boîte mail »), avec l'adresse de la boîte à surveiller.

Sur une autre messagerie (Outlook, Yahoo, iCloud…) : le principe est identique — activez l'accès IMAP, puis générez un mot de passe d'application dans les réglages de sécurité de votre messagerie (si la double authentification est active), et collez-le dans votre espace Archimed. En cas de doute, écrivez-nous à [email protected].

3. L'application sur votre mobile

Ouvrez votre espace Archimed (app.archimedgestion.com) dans le navigateur de votre téléphone, puis :

• iPhone (Safari) : touchez le bouton Partager (le carré avec une flèche vers le haut) → « Sur l'écran d'accueil » → Ajouter.
• Android (Chrome) : touchez le menu ⋮ (en haut à droite) → « Installer l'application » (ou « Ajouter à l'écran d'accueil »).
• L'icône Archimed apparaît sur votre écran d'accueil : ouvrez-la comme une vraie application. Idéal pour photographier vos notes de frais en déplacement.

4. L'application sur votre ordinateur

Ouvrez votre espace Archimed (app.archimedgestion.com) dans votre navigateur, puis :

• Sur Chrome ou Edge : cliquez sur l'icône d'installation dans la barre d'adresse (à droite), ou ouvrez le menu ⋮ → « Installer Archimed ».
• Sur Mac avec Safari (macOS Sonoma ou plus récent) : ouvrez votre espace Archimed dans Safari, puis menu Fichier → « Ajouter au Dock… ». Dans la fenêtre qui s'ouvre, confirmez le nom (« Archimed ») et l'icône, puis cliquez Ajouter. L'application apparaît dans votre Dock (et le Launchpad) — cliquez dessus pour l'ouvrir.
• Dans tous les cas, l'application s'ouvre dans sa propre fenêtre, comme un logiciel classique, et reste accessible depuis votre bureau (ou votre Dock).